Система контроля исполнения документов и поручений

Автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений на базе платформы ESCOM.BPM обеспечивает качественное повышения исполнительской дисциплины за счет применения комплекса автоматизированных процедур мониторинга и контроля исполнения документов и поручений.

Скачать регламент контроля исполнения поручений

 

 

Система контроля исполнения документов и поручений ESCOM.BPM является готовым комплексным адаптируемым решением для автоматизации процессов работы с заданиями, автоматического контроля сроков исполнения, оперативного уведомления участников процессов о событиях и сроках, мониторинга и контроля исполнения документов. 

Основные возможности cистемы контроля исполнения документов и поручений ESCOM.BPM:

• Постановка документа на контроль
• Формирование иерархии резолюций
• Формирование персональных заданий исполнителям
• Выдача заданий группе исполнителей
• Согласование задания
• Автоматическая регистрация задания
• Делегирование задания
• Создание подчинённых заданий
• Учёт плановых и фактических трудозатрат
• Рассчёт коэффициента исполнительской дисциплины
• Формирование исполнителем отчётов по исполнению задания
• Контроль сроков исполнения. Напоминания участникам о сроках
• Автоматическая отметка просроченных заданий
• Проверка исполнения задания и формирование замечаний
• Учёт переноса сроков исполнения
• Ведение журналов заданий
• Формирование отчётов по заданиям и исполнительской дисциплине
• Мониторинг исполнения документов и заданий
• Атрибутный и полнотекстовый поиск карточек
• Замещение по заданиям и документам
• Создание заданий по графику

Демо ролик. Обзорный пример работы с заданиями в системе ESCOM.BPM

 

 

 

NEW! Инструкция по работе с персональным заданием

 

Система контроля исполнения документов ESCOM.BPM осуществляет разграничение прав доступа пользователей при работе с заданиями и документами за счёт настриваемой ролевой модели.

В системе контроля исполнения ESCOM.BPM предусмотрены следующие роли:

• Автор карточки – тот, кто создает карточку задания. Это может быть любой сотрудник, имеющий право на создание в системе контроля исполнения карточки персонального задания. Как правило, автором задания является руководитель или его секретарь-референт.

• Руководитель задания – тот, от чьего имени назначается задание. На этапе исполнения задания руководитель может отозвать задание для корректировки или аннулирования. Руководитель проверяет исполнение задания и может отправить задание на доработку или подтвердить исполнение задания.
• Контролер – тот, на кого возложена обязанность контроля. Как правило, контролер и руководитель одно и то же лицо. Если это разные сотрудники, то выполненное Исполнителем задание отправляется в системе контроля исполнения на проверку сначала контролёру. На этапе проверки Контролёр проверяет отчёт об исполнении задания и может отправить задание на доработку. Если у Контролёра нет замечаний, то задание отправляется на проверку Руководителю.
• Исполнитель задания – тот, кто исполняет задание. Исполнитель формирует в системе контроля исполнения документов промежуточные отчёты и итоговый отчет об исполнении задания. Исполнитель может делегировать порученное ему задание подчинённому сотруднику. Если Исполнитель делегировал задание другому сотруднику, то отчёты об исполнении задания будет формировать сотрудник, которому делегировано задание. Исполнитель может создать подзадания своим подчинённым для распределения работы над назначенным ему заданием.
• Читатель – может просматривать карточку задания.

Доступ к каждой карточке задания в системе контроля исполнения имеют только те сотрудники, которые являются ролями данного задания.  

В системе контроля исполнения поручений предусмотрены следующие этапы работы с заданием:

• Подготовка задания
• Согласование
• Исполнение

В ходе работы с заданием ему автоматически присваиваются один из статусов:

Назначение Согласование Опубликовано Не начато В работе Выполнено

Корректировка Доработка Завершено Отклонено Отменено

Вся работа с заданием, в том числе присвоение заданию статусов, осуществляется в соответсвии с автоматизированной моделью процесса, которая описывает последовательность переходов, состав этапов работы, роли и их права доступа и т.д.

 

Справочник оргштатной структуры

До начала работы с системой контроля исполнения документов необходимо заполнить справочник оргштатной структуры.

В справочник вносятся организация и её филиалы, подразделения, сотрудники и штатные единицы. Данные из этого справочника используются при актуализации ролей – при заполнении полей в карточках заданий, а так же при формировании отчётов, например, по подразделениям. 

      

Заместители

Для любого сотрудника в системе контроля исполнения документов можно создать одного или нескольких заместителей. Замещение может быть постоянным или на указанный период времени. Заместителю может быть дано право согласовывать за Руководителя задания и отправлять их исполнителям, проверять, отклонять и подтверждать исполнения задания. Заместителю Исполнителя может быть дано право на формирование отчётов по исполнению задания. Для заместителя можно настроить дублирование уведомлений, поступающих сотруднику, которого он замещает.

Персональное задание

Персональное задание является основным средством формализации и контроля поставленной задачи в системе контроля исполнения ESCOM.BPM. Все отчёты об исполнении строятся на информации из карточек персональных заданий. В карточке персонального задания автоматически ведётся журнал событий, в который записываются всё, что происходило от момента создания до завершения.

Персональные задания в системе контроля исполнения ESCOM.BPM можно создавать в «ручном» режиме или в контексте исполнения документов (исполнение резолюций). При создании задания из карточки документа (например, Приказа) происходит автоматическое заполнение полей карточки задания. Созданные задания автоматически связываются с карточкой документа.

В карточке документа на специальной странице отображаются созданные задания и их статусы, а так же информация об оставшемся времени до срока исполнения. Если задание просрочено, то выводится время, на которое задание просрочено. Такое задание отображается специальным значком.

  

Если у задания есть подзадания, то они также отображаются в карточке документа, создавая вместе с главным заданием иерархический список заданий. Такая структура с динамическим отображением статусов и времени позволяет наглядно отобразить ход исполнения документа.

Персональное задание в системе контроля исполнения документов может быть назначено только одному Исполнителю. Каждый исполнитель отвечает за выполнение назначенных ему персональных заданий.

Для обеспечения возможности назначить задание сразу нескольким сотрудникам в системе контроля исполнения предусмотрено Групповое задание.

Для отображения персональных заданий в системе контроля исполнения докуметов ESCOM.BPM предусмотрен набор журналов «Персональные задания».

Групповые задания

Использование группового задания позволяет сократить время на создание однотипных карточек персональных заданий с общим текстом поручения и сроком.

В отличие от персонального задания, групповое задание в системе контроля исполнения содержит список исполнителей, который можно быстро заполнить, используя шаблоны. Когда групповое задание отправляется в работу, то оно автоматически разбивается на персональные задания по числу исполнителей. В поля карточек персональных заданий будут занесены значения из соответствующих полей карточки группового задания. В карточке группового задания отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход исполнения общей задачи. Групповое задание будет завершено после того как все созданные персональные задания будут завершены.

Для отображения групповых заданий в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрен журнал «Групповые задания».

Задание с расписанием

В системе контроля исполнения ESCOM.BPM для автоматического создания персональных заданий по графику предназначено задание с расписанием. Например, Вам нужно, чтобы подчиненные сотрудники 25 числа каждого месяца представляли Вам месячный отчет о выполнении плана работы. Задание с расписанием позволяет реализовать данную задачу. По настроенному расписанию система контроля исполнения ESCOM.BPM автоматически будет создавать и доставлять исполнителям персональные задания. По своей сути, задание с расписанием – это групповое задание, к которому добавлено расписание запуска.

При наступлении заданного в расписании срока система контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически создаст карточки персональных заданий для каждого исполнителя. В карточке задания с расписание отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход их исполнения. Задание с расписанием не завершается после исполнения персональных заданий, а будет автоматически запущено вновь при наступлении следующего срока запуска. При необходимости задание с расписанием можно остановить, а потом запустить вновь.

Для отображения заданий с расписанием в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрен журнал «Задания с расписанием».

Подготовка персонального задания

В карточке задания указывается заголовок задания, который кратко описывает суть задачи и отображается в журналах задания. В системе контроля исполнения документов существует возможность выбрать тип задачи из классификатора типовых задач. При этом поле заголовка будет заполнено автоматически, а так же задан типовой срок исполнения задания.

Назначение исполнителя и руководителя

После создания карточки персонального задания в роли Автор и Руководитель автоматически заносится сотрудник создавший карточку. Роль Автор изменить нельзя. Система контроля исполнения ESCOM.BPM автоматически заносит в журнал истории задания информацию о том, кто и когда создал карточку персонального задания, а так же информацию о других событиях.

Выбор Исполнителя задания осуществляется из диалогового окна, содержащего список сотрудников, подчиненных указанному Руководителю. Если требуется дать задание сотруднику, которого нет в списке исполнителей, то сначала нужно очистить поле «Руководитель», затем выбрать нужного исполнителя (система отобразит список всех сотрудников). После того, как исполнитель указан, нужно указать руководителя задания из диалогового окна выбора сотрудника, которое будет содержать список руководителей для данного исполнителя.

Срок и исполнения и контроля

У персонального задания обязательно должен быть указан срок исполнения. В системе конроля исполнения порчений поле «Срок исполнения» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах с даты начала задания, указанной в поле «Дата начала».

Поле «Дата контроля» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах от даты срока исполнения. Если контрольный срок и срок исполнения задан в относительных единицах, то конкретные даты будут вычислены автоматически при отправке задания в работу.

На карточке задания также отображается вычисленная информация о плановой длительности задания, плановом объёме трудозатрат и объеме просроченного времени (для просроченных заданий). Объём трудозатрат вносится Руководителем или рассчитывается системой контроля исполнения поручений автоматически.

Включение флага «Доставить задание немедленно» приведет к немедленной доставке задания Исполнителю после опубликования задания. Если флаг выключен, то задание будет доставлено системой контроля исполнения поручений после наступления срока, указанного в поле «Дата начала».

 

ФАЙЛЫ Вложений

В системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM к карточке задания можно прикрепить несколько файлов вложений. Редактировать файл вложения может только его владелец. Другие сотрудники могут создавать версии файла.

Важность задания

В карточке задания можно указать степень важности задания. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM заданиям с высокой важностью присваивается максимальный коэффициент важности. Если задание просрочено или не выполнено, то ему присваивается максимальный коэффициент важности.

В зависимости от статуса задания (выполнено в срок; выполнено не в срок – просрочено; не выполнено) и указанного коэффициент важности при формировании отчёта по исполнительской дисциплине будет рассчитан коэффициент исполнительской дисциплины от 0 до 1 для каждого исполнителя. Чем выше коэффициент, тем лучше показатель исполнительской дисциплины сотрудника. Данные об исполнительской дисциплине можно использовать при начислении премий.

  

Отправка задания в работу

При отправке задания в работу система контроля исполнения документов ESCOM.BPM проверяет заполнение полей карточки. Если будет обнаружена ошибка, то система контроля исполнения выдаст сообщение. Система контроля исполнения поручений так же проверяет, может ли сотрудник, отправляющий задание, назначить задание Исполнителю. Если нет, то задание будет направлено на согласование сотруднику, указанному в поле «Руководитель». Перед непосредственной отправкой задания Исполнителю система контроля исполнения поручений проверяет флаг «Доставить задание немедленно» и если он включен, то задание доставляется немедленно. Иначе, заданию присваивается статус «Отложенная доставка» и задание будет доставлено исполнителю при наступлении срока, указанного в поле «Дата начала».

 

Удаление задания

В системе контроля исполнения поручений ESACOM.BPM карточку персонального задания можно удалить, только если она не была отправлена в работу. Администратор может удалить завершённые и аннулированные задания.

Согласование задания

Система контроля исполнения документов ESCOM.BPM информирует Руководителя о поступившем на согласование задании с помощью уведомления. В ходе согласования Руководитель может:

 - Согласовать задание и отправить его исполнителю

 - Отклонить задание и вернуть его инициатору

Руководитель так же может:

 - Скорректировать поля карточки задания (сроки, важность и др.)

 - Изменить исполнителя

Для отображения карточек заданий находящихся на согласовании в системе контроля исполнения документов ESCOOM.BPM предназначен журнал «Задания –> Согласование».

Отложенная доставка

Если в карточке задания выключен флаг «Доставить задание немедленно», то после публикации задание будет находиться в состоянии «Отложенная доставка». При наступлении срока указанного в поле «Дата начала» задание будет автоматически доставлено Исполнителю. Для отображения карточек заданий в состоянии «Отложенная доставка» в системе контроля исполнения поручений предназначен журнал «Задания –> Ожидают доставки».

Исполнение задания

Доставка заданий исполнителям

В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM для своевременного доведения назначенных заданий до исполнителей доставка задания сопровождается автоматической доставкой уведомления Исполнителю. Уведомление так же дублируется на электронную почту исполнителя. Карточка уведомления «всплывает» поверх открытых окон на мониторе исполнителя.

Уведомление содержит текст, дату отправки, дату доставки, гиперссылку на задание и кнопку «Подтвердить прочтение». При нажатии на кнопку подтверждения прочтения или при открытии карточки задания через гиперссылку, происходит автоматическая фиксация даты прочтения уведомления. Уведомление нельзя удалить.

Прочитанные уведомления в системе контроля поручений помещаются в специальный журнал. Когда сотрудник нажимает в карточке уведомления кнопку «Подтвердить прочтение» или нажимает на гиперссылку, то автоматически записывается дата прочтения уведомлении. В карточке задания можно вызвать форму, содержащую список всех отправленных в контексте задания уведомлениях. Список содержит заголовки уведомлений, информацию о статусах уведомлений, датах отправки и датах прочтения.

В комплексе все эти средства обеспечивают гарантированное уведомление сотрудника о назначенном ему задании и обеспечивают контроль доставки задания исполнителю. Доставленные исполнителю задания имеют статус «В работе».

Для отображения заданий, находящихся в работе в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрен журнал «Задания -> Исполнение».

Для удобства исполнителей в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрена группа журналов «Назначенные задания», которая включает в себя журналы, отбирающие задания, назначенные исполнителю с определённым сроком исполнения:

• Задания высокой важности
• Срок исполнения сегодня
• Срок исполнения текущая неделя
• Срок исполнения текущий месяц
• Срок исполнения следующая неделя
• и другие.

Регистрация заданий

Доставленным заданиям в системе контроля исполнения поручений автоматически присваивается уникальный порядковый номер.

Распределение работы над заданием

Исполнитель может непосредственно из карточки назначенного ему задания создать персональные задания своим подчиненным, которые в свою очередь также могут создать задания для своих подчиненных. Между такими заданиями в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически создается связь, которая позволяет наглядно отследить ход выполнения всей цепочки заданий в виде иерархической (древовидной) структуры.

Ход исполнения заданий отображается в карточке главного задания или документа. Исполнители подчинённых заданий вносят в карточки своих заданий информацию о фактических трудозатратах и формируют отчёты об исполнении. После подтверждения Руководителем исполнения подчинённого задания в карточку главного задания переносится из подчинённого задания итоговая информация по фактическим трудозатратам и отчёт исполнителя.

При включении в карточке задания специального флага, задание может быть завершено автоматически, после завершения исполнения подчинённых заданий. Таким образом, Исполнителю задания достаточно проверить и подтвердить исполнение подчинённых задач. Как только он это сделает, его задание будет системой контроля исполнения поручений автоматически отмечено как исполненное.

Делегирование задания

Для активизирования резервов организации благодаря оптимальному использованию компетенции сотрудников и высвобождению времени руководителей в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрена возможность делегирования задания.

При выполнении делегирования указывается сотрудник из числа подчиненных исполнителю, которому будут делегированы права по исполнению задания. Система контроля исполнения поручений ESCOM.BPM автоматически информирует нового исполнителя о назначенном задании. Сотрудник, которому делегировано задание, работает с ним так, как если бы он был назначен Исполнителем задания.

Контроль исполнения задания

При отправке задания Исполнителю в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически инициализируется таймер контроля, который будет отслеживать контрольный срок исполнения задания. При наступлении контрольного срока система контроля исполнения отобразит на экране монитора Исполнителя окно с напоминанием об оставшемся времени.

Если при наступлении планового срока исполнения задание будет оставаться в состоянии «В работе», то система внесет в карточку задания отметку «Просрочено». При этом система контроля исполнения поручений ESCOM.BPM автоматически отправит уведомления Исполнителю и Контролеру, и с этого момента ежедневно будет напоминать им о просроченном задании.

В карточке задания, а так же в журналах заданий отображается время, оставшееся до срока исполнения, а если задание просрочено, то время, на которое задание просрочено. Если в карточке задания включен флаг «Считать задание не выполненным если оно просрочено на указанное число дней», то просроченное задание будет автоматически отмечено системой контроля исполнения поручений как не выполненное после указанного числа дней.

Задания со статусом «Просрочено» отображаются в журнале «Задания -> Просроченные». Задания, находящиеся на контроле отображаются в системе контроля исполнения ESCOM.BPM в журнале «Задания -> На контроле».

Перенос срока исполнения

При необходимости Исполнитель может направить запрос Руководителю с просьбой изменить срок исполнения или скорректировать задание. Руководитель может сам инициировать процесс корректировки задания. В этом случае задание будет отозвано с этапа «Исполнение» и будет переведено на этап «Проверка руководителем». Изменение срока исполнения фиксируется системой контроля исполнения поручений в разделе «Перенос сроков» карточки задания и учитывается при формировании отчетов по исполнению заданий.

Руководитель может отклонить просьбу Исполнителя. При этом срок исполнения не изменится.

Задания, находящиеся на проверке (корректировке), отображаются в журнале «Задания -> На проверке». Задания с переносом срока отображаются в журнале «Задания -> с переносом срока»

Учёт фактических трудозатрат

В ходе работы над заданием Исполнитель может внести в раздел «Фактические трудозатраты» информацию о фактически затраченном на исполнение задания времени. Внесённая информация о затраченном времени автоматически суммируется системой контроля исполнения документов ESCOM.BPM, и вычисленная сумма записывается в поле карточки задания «Объём фактических трудозатрат».

Если у задания есть подчинённые задания, то при их завершении в раздел «Фактические трудозатраты» главного задания автоматически вносится итоговая информация о фактических трудозатратах из карточек подчинённых заданий. Таким образом в карточке задания собираются все трудозатраты по исполнению задания.

Отчет исполнителя

В системе контроля исполнения документов Исполнитель задания имеет возможность вносить в карточку задания промежуточные отчеты о ходе работы, в которых можно указать текущий процент выполнения задания. При создании отчёта в него автоматически подставляется текущий объём фактических трудозатрат. Отчёты об исполнении отображаются в карточке задания, в соответствующем разделе. Исполнитель должен указать процент исполнения задания, заполнить содержание отчета и сохранить отчет по заданию, нажав на кнопку «ОК».

Система контроля исполнения поручений автоматически уведомляет Руководителя об отчете.

В карточке задания отображается текущий процент исполнения задания, объём фактических трудозатрат, и время, оставшееся до срока исполнения.

Итоговый отчёт формируется так же, как и промежуточный. В карточке итогового отчета необходимо указать процент выполнения 100% и поставить флаг «Отметить задание как выполненное».

Для отображения исполненных, но не проверенных персональных заданий в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрен специальный журнале «На проверке».

Проверка исполнения

Если Контролер и Руководитель - разные сотрудники, то в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM исполненное задание сначала поступает на проверку Контролеру. В этом случае задание переходит на этап «Проверка контролером». При проверке выполненного задания Контролер просматривает карточку задания на предмет корректности заполнения отчета исполнителя и при необходимости возвращает задание Исполнителю для доработки. Если у Контролера нет замечаний, то он пересылает задание Руководителю для рассмотрения и принятия решения. Заданию, отправленному на проверку руководителю, присваивается статус «Проверка руководителем».

Если в результате проверки Руководителем задания, он принял решение вернуть задание Исполнителю на доработку, прежде чем это сделать от него требуется указание нового срока исполнения. 

Система контроля исполнения документов автоматически информирует Исполнителя о необходимости доработать задание с помощью уведомления. Руководитель и Контролёр могут внести свои замечания в раздел «Замечания» карточки задания. При доработке задания Исполнитель должен будет внести отметки об устранении замечаний.

Руководитель может подтвердить выполнение задание, при этом автоматически записывается дата фактического завершения работ. В тех случаях, когда задание не может быть выполнено по каким-либо причинам либо при проверке выполнения задание выявилось плохое качество, Руководитель может отметить задание как невыполненное.

Для отображения невыполненных заданий в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрен журнал «Не выполненные».

Наличие таких заданий негативно отражается на коэффициенте исполнительской дисциплины исполнителя.

Задания, требующие доработки, в системе контроля исполнения ESCOM.BPM отображаются в журнале «Задания –> На доработке».

Если продолжение работ по заданию не требуется, то Руководитель может отметить задание, как «Аннулированное». Такие задания не влияют на коэффициент исполнительской дисциплины. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM выполненные задания отображаются в журнале «Задания –> Исполненные».

УЧЕТ И ОБОБЩЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ КОНТРОЛЯ

Данные о ходе и результатах контроля исполнения должны учитываться и анализироваться. Итогом данной работы являются отчеты об исполнении документов и заданий, которые предоставляются руководителям.

В системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрена возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине. Отчеты позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины за определенный период времени, предоставляя информацию об исполненных, неисполненных и просроченных заданиях как по организации в целом, так и в масштабах деятельности отдельно взятого подразделения или сотрудника. 

Для целей мониторинга в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM используются журналы заданий, которые отображают карточки документов и заданий за определенный период времени, с определённым статусом (в работе, проверка, доработка и т.д.).

Журналы системы контроля исполнения документов ESCOM.BPM имеют возможность представлять информацию в разных информационных срезах, например:

- По текущему статусу задания;

- По исполнителям;

- По руководителям;

- По подразделению;

- По сроку исполнения;

- По просроченным и другим атрибутам заданий;

- По составным группировкам, например, по исполнителям и статусу, по руководителям и исполнителям и т.д.

В журнале системы контроля исполнения документов автоматически подсчитывает количество итоговое количество заданий и количество заданий в каждой группе. Кроме того в журналах имеются возможности сортировки по нескольким колонкам, фильтрации данных в колонках, подсветки записей с нужными значениями, поиска данных, настройки порядка и состава колонок.

• Сформированный таким образом отчет можно вывести на печать или экспортировать в файл. 
• В системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрена возможность формирования графиков и диаграмм по данным из журналов заданий, что обеспечивает оперативность и наглядность анализируемой информации.  
•  

ПОИСК ЗАДАНИЙ

Для работы с карточками документов и заданий в системе контроля исполнения документов  ESCOM.BPM кроме журналов заданий предусмотрены специальные формы для атрибутного и полнотекстового поиска карточек заданий. Формы поиска позволяют быстро отобрать нужные карточки по произвольным критериям отбора. При выполнении поиска учитываются права доступа пользователя, выполняющего поиск. Пользователь может увидеть только те задания, в карточках которых он указан – является ролью.